Det har længe været muligt at opsætte underskriftsroller på skemaer, således et skema skal afsluttes med underskrifter fra relevante personer. Indtil nu har det dog været nødvendigt, at disse personer var fysisk til stede, når registreringen blev lavet i appen, så man kunne sætte sin underskrift direkte på telefonens skærm - men ikke mere!

Fremover er det muligt at vælge at fremsende en skemabesvarelse til underskrivelse i vores Dokumentportal, hvis personen ikke er fysisk tilstede - så længe de er oprettet som bruger på kontoen, uanset om det er som intern, ekstern eller underentreprenør bruger.

Godt at vide!

• Interne brugere: Skal have en Viden & Kommunikations licens, hvis de skal kunne modtage skemabesvarelser til underskrivelse. De vil modtage anmodningen som en Knowledge Alert, der kan besvares enten i appen eller på adminsiden, hvor de kan tegne deres underskrift med fingeren/musen. (OBS! Det kræver ikke en licens at SENDE registreringen)
• Eksterne organisationer: Skal blot være oprettet som bruger/kontaktperson til en virksomhed. Ingen licens er påkrævet og anmodningen modtages på mail, hvorfra modtageren ledes til Dokumentportalen for at underskrive registreringen.
• Underentreprenør: Skal blot være oprettet som bruger/kontaktperson til en virksomhed. Ingen licens er påkrævet og anmodningen modtages på mail, hvorfra modtageren ledes til Dokumentportalen for at underskrive registreringen.

Sådan opsættes underskriftsrollerne

Opret eller redigér et skema i Digital KS eller HSE modulet og tryk på tandhjulet øverst til højre:

Nu åbnes et pop-up vindue, hvor du skal scroll i bund til "Underskrifter":

Tryk på knappen "Tilføj underskrift" for at tilføje underskriftsroller for hele skemaet, der kan eller skal udfyldes ifm. færdigmelding af skemaet.

• Navn: Vælg et navn/titel til underskriften, fx "Kundens underskrift".
• Underskriver: Sættes der flueben, vil navn og virksomhed for underskriveren automatisk blive udfyldt med oplysningerne på den bruger, der laver skemabesvarelsen.
• Påkrævet: Sættes der flueben, vil det ikke være muligt at færdigmelde skemabesvarelsen uden at udfylde underskriften eller sende til underskrivelse i Dokumentportalen!

Sådan sendes skemabesvarelsen til underskrift

Det er muligt at sende til underskrivelse, uanset om skemabesvarelsen laves via appen eller adminsiden, men i eksemplet herunder tager vi udgangspunkt i appen, hvor vi har besvaret et skema med følgende underskriftsrolle:

Når man har besvaret alle spørgsmål i skemaet og trykker på fluebenet for at færdigmelde skemaet, kommer man til siden med underskriftsroller, der skal udfyldes, inden skemaet gemmes.

Den underskriftsrolle vi har opsat i dette eksempel er kaldet "Ekstern godkender" og er påkrævet, men skal ikke underskrives af brugeren, der laver skemabesvarelsen. Vi bliver derfor spurgt, om der er mulighed for at underskrive nu eller ej.

Såfremt personen ikke er til stede og vi dermed ønsker at sende en signaturanmodning, svares der "Nej", hvorefter vi vælger den bruger på projektet (intern, ekstern eller underentreprenør), der skal underskrive og sender anmodningen afsted:

Underskriv via Dokumentportalen

Når en bruger/kontaktperson fra en ekstern organisation eller underentreprenør bliver anmodet om underskrift, modtager de en mail på den mailadresse, de er oprettet med i Inspectly, hvorfra de kan trykke sig direkte videre til vores Dokumentportal, se registreringen, bekræfte identitet og afgive deres underskrift.

1. De modtager følgende mail:

2. Tryk på "Åbn og læs dokument":

3. Sæt flueben i kassen "Jeg bekræfter, at have læst og forstået dokumentet", og

4. Tryk på knappen "Næste":

5. Tjek oplysningerne og tryk på "Videre til underskrift":

6. Underskriv og tryk på "Send underskrift":

Når alle underskrifter er indsamlet på registreringen, bliver der automatisk sendt en mail til den bruger, der lavede skemabesvarelsen om, at alle underskrifter er modtaget:

Notifikationer/påmindelser

Brugeren, der er blevet anmodet om en underskrift, modtager som tidligere nævnt en mail om, at der er et dokument de bedes underskrive. Desuden udsendes der automatisk påmindelser på mail de første 2 dage efter samt efterfølgende hver anden dag, indtil de i alt har fået 5 påmindelser eller dokumentet er blevet underskrevet.

Hvis de fortsat ikke har underskrevet dokumentet dagen efter den 5. påmindelse (når der er gået 1 uge), vil brugeren, der oprettede skemabesvarelsen og sendte anmodningen, modtage en e-mail herom, hvorefter man selv skal sørge for at påminde vedkommende om at underskrive dokumentet.

Kontakt os

Har du nogle spørgsmål er du altid mere end velkommen til at ringe til vores support på +45 70 60 60 55 eller skrive en e-mail til support@inspectly.com