Det er muligt at opsætte underskriftsroller på skemaer, således en skemabesvarelse skal afsluttes med underskrifter fra relevante personer. I tilfælde hvor disse personer ikke er fysisk til stede og kan sætte en underskrift på telefonens skærm, er det muligt at fremsende en skemabesvarelse til underskrivelse i vores Dokumentportal - så længe de er oprettet som bruger, uanset om det er som intern, ekstern eller underentreprenør bruger.

I denne artikel finder du:

• Godt at vide
• Opsæt underskriftsroller
• Send skemabesvarelse til underskrift
• Underskriv via Dokumentportalen
• Se indsamlede underskrifter
• Notifikationer på mail

Godt at vide

• Interne brugere: Skal have en Viden & Kommunikations licens, hvis de skal kunne modtage skemabesvarelser til underskrivelse. De vil modtage anmodningen som en Knowledge Alert, der kan besvares enten i appen eller på adminsiden, hvor de kan tegne deres underskrift med fingeren/musen. (OBS! Det kræver ikke en licens at SENDE registreringen)
• Eksterne organisationer: Skal blot være oprettet som bruger/kontaktperson til en virksomhed. Ingen licens er påkrævet og anmodningen modtages på mail, hvorfra modtageren ledes til Dokumentportalen for at underskrive registreringen.
• Underentreprenør: Skal blot være oprettet som bruger/kontaktperson til en virksomhed. Ingen licens er påkrævet og anmodningen modtages på mail, hvorfra modtageren ledes til Dokumentportalen for at underskrive registreringen.

Opsæt underskriftsroller

Opsætning af underskriftsroller laves direkte på det skema, de skal anvendes på og findes under tandhjulet øverst til højre når man opretter eller redigere skemaet:

Efter du har trykket på tandhjulet, åbnes et pop-up vindue, hvor du skal scroll i bund til "Underskrifter":

Tryk på knappen "Tilføj underskrift" for at tilføje underskriftsroller for hele skemaet, der kan eller skal udfyldes ifm. færdigmelding af skemaet.

• Navn: Vælg et navn/titel til underskriften, fx "Kundens underskrift".
• Underskriver: Sættes der flueben, vil navn og virksomhed for underskriveren automatisk blive udfyldt med oplysningerne på den bruger, der laver skemabesvarelsen.
• Påkrævet: Sættes der flueben, vil det ikke være muligt at færdigmelde skemabesvarelsen uden at udfylde underskriften eller sende til underskrivelse i Dokumentportalen!

Send skemabesvarelse til underskrift

Det er muligt at sende til underskrivelse, uanset om skemabesvarelsen laves via appen eller administrationssiden, men i eksemplet herunder tager vi udgangspunkt i appen, hvor vi har besvaret et skema med følgende underskriftsrolle:

Når man har besvaret alle spørgsmål i skemaet og trykker på fluebenet for at færdigmelde skemaet, kommer man til siden med underskriftsroller, der skal udfyldes, inden skemaet gemmes.

Den underskriftsrolle vi har opsat i dette eksempel er kaldet "Ekstern godkender" og er påkrævet, men skal ikke underskrives af brugeren, der laver skemabesvarelsen. Vi bliver derfor spurgt, om der er mulighed for at underskrive nu eller ej.

Såfremt personen ikke er til stede og vi dermed ønsker at sende en signaturanmodning, svares der "Nej", hvorefter vi vælger den bruger på projektet (intern, ekstern eller underentreprenør), der skal underskrive og sender anmodningen afsted:

Underskriv via Dokumentportalen

Når en bruger/kontaktperson fra en ekstern organisation eller underentreprenør bliver anmodet om underskrift, modtager de en mail på den mailadresse, de er oprettet med i Inspectly, hvorfra de kan trykke sig direkte videre til vores Dokumentportal, se registreringen, bekræfte identitet og afgive deres underskrift.

1. De modtager følgende mail og trykker på "Læs & underskriv dokument":

2. Tryk på "Åbn og læs dokument" i vores Dokumentportal:

3. Sæt flueben i kassen "Jeg bekræfter, at have læst og forstået dokumentet", og

4. Tryk på knappen "Næste":

5. Tjek oplysningerne og tryk på "Videre til underskrift", såfremt de er korrekte:

6. Underskriv og tryk på "Send underskrift":

Se indsamlede underskrifter

I registreringsoverblikket på administrationssiden kan man se, om alle underskrifter er indsamlet for hver enkelt skemabesvarelse eller ej. Hvis et skema er opsat uden underskriftsroller, vil dette naturligvis ikke fremgå.

Når man trykker sig ind på den enkelte registrering/skemabesvarelse kan man i bunden se de indsamlede underskrifter, hvem der har underskrevet og hvornår:

Notifikationer på mail

Brugeren, der er blevet anmodet om en underskrift, modtager som tidligere nævnt en mail om, at der er et dokument de bedes underskrive. Desuden udsendes der automatisk påmindelser på mail de første 2 dage efter samt efterfølgende hver anden dag, indtil de i alt har fået 5 påmindelser eller dokumentet er blevet underskrevet.

Hvis de fortsat ikke har underskrevet dokumentet dagen efter den 5. påmindelse (når der er gået 1 uge), vil brugeren, der oprettede skemabesvarelsen og sendte anmodningen, modtage en e-mail herom, hvorefter man selv skal sørge for at påminde vedkommende om at underskrive dokumentet.

Når alle underskrifter er indsamlet på registreringen, bliver der automatisk sendt en mail til den bruger, der lavede skemabesvarelsen, om, at alle underskrifter er modtaget:

Kontakt os

Har du nogle spørgsmål er du altid mere end velkommen til at ringe til vores support på +45 70 60 60 55 eller skrive en e-mail til support@inspectly.com