Med vores Dokumentportal kan du nu sende skemabesvarelser til underskrivelse af brugere pĂ„ projektet og nemt dele filer med alle relevante parter via et link eller QR-kode! đ€©
Lanceret fredag d. 20-12-2024
- App version 6.2.94
Herunder vil vi gennemgÄ de to overordnede funktioner, som Dokumentportalen lÄser op for:
Del filer via link og QR-kode
I menupunkterne "Globale filer" og "Filer" pÄ projekter, er det muligt at generere et delingslink pÄ hver enkelt fil, som du kan sende eller dele med alle dem, det er relevant for, fremfor at skulle vedhÊfte filerne i mails eller uploade dem flere forskellige steder.
Hvis dokumentet bliver forÊldet og skal opdateres, skal du blot uploade en ny revision pÄ den gamle fil i Inspectly, og sÄ vil linket folk allerede har fÄet automatisk lede dem til det nye og opdaterede dokument.
NĂ„r der er et aktivt delingslink til filen, vises et lille link-symbol ud for filen:
Du laver et delingslink sÄledes
- Hold musen over filen og tryk pÄ de tre prikker
- VĂŠlg "Del" i den lille menu, der har foldet sig ud
- Tryk pÄ "Generer link" i pop-up boksen
- Tryk pÄ "Kopier link" og derefter kan det indsÊttes, hvor du skal bruge det - fx i en mail.
Download en QR-kode til dokumentet
Du kan efter generering af linket ligeledes vÊlge at downloade en QR-kode, der peger ind pÄ dokumentet, da linket er "gemt bag QR-koden". SÄledes kan du fx udskrive PDF-filen med QR-koden og hÊnge den op i skurvognen pÄ byggepladsen, sÄ folk pÄ pladsen til hver en tid kan scanne QR-koden med deres telefonkamera og fÄ vist filen i vores Dokumentportal - uanset om de er oprettet som bruger i Inspectly eller ej.
Send skemabesvarelse til underskrift
Det har lÊnge vÊret muligt at opsÊtte underskriftsroller pÄ skemaer, sÄledes et skema skal afsluttes med underskrifter fra relevante personer. Indtil nu har det dog vÊret nÞdvendigt, at disse personer var fysisk til stede, nÄr registreringen blev lavet i appen, sÄ man kunne sÊtte sin underskrift direkte pÄ telefonens skÊrm - men ikke mere!
Fremover er det muligt at vÊlge at fremsende en skemabesvarelse til underskrivelse i vores Dokumentportal, hvis personen ikke er fysisk tilstede - sÄ lÊnge de er oprettet som bruger pÄ kontoen, uanset om det er som intern, ekstern eller underentreprenÞr bruger.
Godt at vide!
- Interne brugere: Skal have en Viden & Kommunikations licens, hvis de skal kunne modtage skemabesvarelser til underskrivelse. De vil modtage anmodningen som en Knowledge Alert, der kan besvares enten i appen eller pÄ adminsiden, hvor de kan tegne deres underskrift med fingeren/musen. (OBS! Det krÊver ikke en licens at SENDE registreringen)
- Eksterne organisationer: Skal blot vÊre oprettet som bruger/kontaktperson til en virksomhed. Ingen licens er pÄkrÊvet og anmodningen modtages pÄ mail, hvorfra modtageren ledes til Dokumentportalen for at underskrive registreringen.
- UnderentreprenÞr: Skal blot vÊre oprettet som bruger/kontaktperson til en virksomhed. Ingen licens er pÄkrÊvet og anmodningen modtages pÄ mail, hvorfra modtageren ledes til Dokumentportalen for at underskrive registreringen.
SĂ„dan opsĂŠttes underskriftsrollerne
Opret eller redigér et skema i Digital KS eller HSE modulet og tryk pÄ tandhjulet Þverst til hÞjre:
Nu Ă„bnes et pop-up vindue, hvor du skal scroll i bund til "Underskrifter":
Tryk pÄ knappen "TilfÞj underskrift" for at tilfÞje underskriftsroller for hele skemaet, der kan eller skal udfyldes ifm. fÊrdigmelding af skemaet.
- Navn: VĂŠlg et navn/titel til underskriften, fx "Kundens underskrift".
- Underskriver: SÊttes der flueben, vil navn og virksomhed for underskriveren automatisk blive udfyldt med oplysningerne pÄ den bruger, der laver skemabesvarelsen.
- PĂ„krĂŠvet: SĂŠttes der flueben, vil det ikke vĂŠre muligt at fĂŠrdigmelde skemabesvarelsen uden at udfylde underskriften eller sende til underskrivelse i Dokumentportalen!
SĂ„dan sendes skemabesvarelsen til underskrift
Det er muligt at sende til underskrivelse, uanset om skemabesvarelsen laves via appen eller adminsiden, men i eksemplet herunder tager vi udgangspunkt i appen, hvor vi har besvaret et skema med fĂžlgende underskriftsrolle:
NÄr man har besvaret alle spÞrgsmÄl i skemaet og trykker pÄ fluebenet for at fÊrdigmelde skemaet, kommer man til siden med underskriftsroller, der skal udfyldes, inden skemaet gemmes.
Den underskriftsrolle vi har opsat i dette eksempel er kaldet "Ekstern godkender" og er pÄkrÊvet, men skal ikke underskrives af brugeren, der laver skemabesvarelsen. Vi bliver derfor spurgt, om der er mulighed for at underskrive nu eller ej.
SÄfremt personen ikke er til stede og vi dermed Þnsker at sende en signaturanmodning, svares der "Nej", hvorefter vi vÊlger den bruger pÄ projektet (intern, ekstern eller underentreprenÞr), der skal underskrive og sender anmodningen afsted:
Underskriv via Dokumentportalen
NÄr en bruger/kontaktperson fra en ekstern organisation eller underentreprenÞr bliver anmodet om underskrift, modtager de en mail pÄ den mailadresse, de er oprettet med i Inspectly, hvorfra de kan trykke sig direkte videre til vores Dokumentportal, se registreringen, bekrÊfte identitet og afgive deres underskrift.
OBS! Brugeren, der er blevet anmodet om underskrift, vil ligeledes modtage en pÄmindelse pÄ mail de fÞrste 2 dage efter samt efterfÞlgende hver anden dag, indtil de i alt har fÄet 6 pÄmindelser eller dokumentet er blevet underskrevet.
1. De modtager fĂžlgende mail:
2. Tryk pÄ "à bn og lÊs dokument":
3. SÊt flueben i kassen "Jeg bekrÊfter, at have lÊst og forstÄet dokumentet", og
4. Tryk pÄ knappen "NÊste":
5. Tjek oplysningerne og tryk pÄ "Videre til underskrift":
6. Underskriv og tryk pÄ "Send underskrift":
NÄr alle underskrifter er indsamlet pÄ registreringen, bliver der automatisk sendt en mail til den bruger, der lavede skemabesvarelsen om, at alle underskrifter er modtaget:
Kontakt os
Har du nogle spÞrgsmÄl er du altid mere end velkommen til at ringe til vores support pÄ +45 70 60 60 55 eller skrive en e-mail til support@inspectly.com
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.