Gå til hovedindhold
Log ind
English (GB)
Menu

Milepæle på projektet

Claudia
  • Opdateret

I denne artikel vil vi gennemgå Milepæle i Inspectly, hvad det er og hvordan de kan bruges ifm. projektstyring, sikring af deadlines og indsamling af projektnødvendige underskrifter.

 

I denne artikel finder du:

 

Generelt om Milepæle

Milepæle i Inspectly er et værktøj til nemt at skabe og holde overblik over sine deadlines i forbindelse med et projekt, hvad end det er generelle interne projektstyringsopgaver, der går igen på alle typer af projekter i jeres virksomhed, eller specifikke typer projekter med opgaver/deadlines relateret til eksempelvis asbest, DS1140 og lign. med særlige og mange regler.

Milepæle kan opsættes på såvel aktive projekter som på projektskabeloner. Sidstnævnte er en smart idé til projekttyper i har mange af, så milepælene ikke skal opsættes på ny, hver gang der oprettes et nyt projekt.

Milepæle-tidslinjen er lokaliseret på forsiden af projektet og det er også her, du kan oprette milepælene.

Fælles for alle typer af milepæle er, at man skal angive et emne/titel på milepælen, en beskrivelse og en deadline, der enten kan være relativ ift. projektets startdato eller en specifik fast dato. Hvis man laver milepæle på en projektskabelon, kan man altid kun vælge "Relativ dato" som deadline.

 

 

Opret og færdigmeld milepæle

Herunder vil vi gennemgå hele flowet for hver type af milepæl - hvordan de oprettes, udfyldes og færdigmeldes af hhv. interne og eksterne brugere.

Alle milepæle oprettes fra projektforsiden - uanset om det er på ét specifikt projekt eller en projektskabelon:

 

Standard milepæl

Standard milepæl er den mest simple type, der hovedsageligt fungerer som en reminder om, at noget skal udføres. Den kan også indeholde links til vigtig information eller hjemmesider, hvor handlingen skal udføres - fx søge om gravetilladelse ved kommunen. Standard milepæle skal færdigmeldes manuelt på milepæle-tidslinjen på projektforsiden og kan desuden omgøres - dvs. sættes til afventende stadie igen, hvis man har behov for dette.

 

Opret en "Standard" milepæl

Opret milepæl ➜ Standard milepæl ➜ Udfyld emne, beskrivelse og dato ➜ Tryk på "Gem"

 

Redigér, slet eller færdigmeld "Standard" milepæl

Tryk på milepælen ude på tidslinjen:

Du har nu følgende muligheder:

A) Tryk på blyanten for at rette i milepælen.

B) Tryk på "Slet" for at slette milepælen.

C) Tryk på "Færdigmeld" for at færdigmelde milepælen.

 

 

Upload fil milepæl

Du kan oprette milepæle til upload af filer, som i eller eksterne samarbejdspartnere skal sikre, bliver uploadet på projektet. På den måde sikrer du, at alle tilladelser, dokumentation, vigtige anvisninger etc. er indsamlet og tilgængelige på projektet.

 

Opret en "Upload fil" milepæl

Opret milepæl ➜ Upload fil ➜ Udfyld emne, beskrivelse og dato ➜ Angiv dokumenter, der skal uploades og hvilken mappe, de skal placeres i ➜ Vælg om ekstern skal uploade ➜ Tryk på "Gem"

I eksemplet herover opretter vi en "Upload fil" milepæl med formålet at indsamle dokumentation fra 1-års gennemgang af boliger, foretaget af underentreprenøren "CB Byg", der har udført KS på anden vis end på vores Inspectly konto.

Foruden emne, beskrivelse og deadline, skal man ved en "Upload fil" milepæl angive følgende:

  • Beskrivelse af dokumentet: En beskrivelse af det dokument, vi forventer bliver uploadet, som både gør det lettere for den ansvarlige at vide, hvad der skal uploades, samt det vil efterfølgende indgå som beskrivelse af dokumentet i Inspectly, så man ikke er i tvivl om, hvad det er.
    • Placering: Hvilken fil-mappe på projektet i Inspectly, skal filen placeres i, når den bliver uploadet på milepælen? - Tryk på "Skift placering" for at vælge en mappe, ellers vil den blive placeret på topniveau under menupunktet "Filer".
  • Upload fra ekstern: Er det ikke en intern bruger, men en ekstern samarbejdspartner, fx underentreprenør, rådgivende ingeniør, arkitekt eller lign., der skal uploade dokumenter på denne milepæl? Så aktiver "Upload fra ekstern" og angiv, hvilken eksterne virksomhed, der skal sikre upload dokumentet.
    • Dette er ikke muligt at vælge ifm. opsætning på en projektskabelon, men når det specifikke projekt efterfølgende er oprettet ud fra skabelonen, kan milepælen redigeres og den eksterne angives.

OBS! Det er muligt at angive flere dokumenter, der skal uploades som del af den samme milepæl. Tryk på "Tilføj ekstra dokument", hvis dette ønskes. Det er ikke muligt at differentiere i mellem, hvem/hvilke eksterne, der skal uploade hvilket dokument på samme milepæl - i disse tilfælde bør man i stedet oprette særskilte milepæle.

 

Redigér, slet eller færdigmeld "Upload fil" milepæl

Tryk på milepælen ude på tidslinjen:

Du har nu følgende muligheder:

A) Tryk på blyanten for at rette i milepælen - fx for at redigere i stamdata, tilføje ekstra dokumenter til milepælen eller ændre den eksterne, der skal uploade dokumentet.

B) Tryk på "Upload" eller "Vælg fil fra Inspectly" for at uploade et dokument som led i udførelsen af milepælen - der kan vælges dokument fra din PC eller fra filer, der allerede er tilgængelige i Inspectly.

C) Tryk på "Skift placering" for at ændre hvilken fil-mappe, dokumentet skal uploades i (dette skal gøre inden dokumentet uploades).

D) Tryk på "Slet" for at slette milepælen.

E) Tryk på "Gem", hvis du har lavet nogle ændringer.

"Upload fil" milepælen bliver automatisk færdigmeldt, når alle angivne dokumenter er blevet uploadet.

 

Upload fil fra ProjektWeb

Hvis du har angivet, at det er en ekstern, der skal uploade dokumentet, kan vedkommende gøre det via ProjektWeb. De vil få vist milepælen som en opgave på forsiden af projektet, hvor det er angivet, hvad der skal uploades og hvad deadline er. Herfra kan de også trykke på "Upload" og vælge dokument fra deres PC, som de skal uploade til projektet:

OBS! Dette kræver, at du har opsat jeres ProjektWeb, oprettet den eksterne bruger og givet denne adgang til ProjektWeb. Læs mere direkte på nedenstående links:

 

 

Underskrift milepæl

Med en "Underskrift" milepæl er det muligt at indsamle underskrifter fra både interne og eksterne brugere - fx ifm. distribuering af sikkerhedsanvisninger og lign., som du skal sikre dig alle udførende medarbejdere har læst og forstået, inden arbejdet må påbegyndes.

Det kan evt. også bruges ifm. tredjepartsgodkendelse af KS-materiale i henhold til DS1140 eller i andre situationer, hvor der kræves godkendelse af jeres dokumentation eller lign.

 

Opret en "Underskrift" milepæl

Opret milepæl ➜ Underskrift ➜ Udfyld emne, beskrivelse og dato ➜ Vælg en PDF-fil ➜ Vælg mappe-placering ➜ Vælg modtagere ➜ Tryk på "Gem" eller "Afsend til underskrift"

I eksemplet herover opretter vi en "Underskrift" milepæl med formålet at indsamle underskrifter på, at folk har modtaget, læst og forstået relevante sikkerhedsanvisninger i det vedhæftede dokument. Det sendes til alle interne brugere på projektet samt den eksterne bruger, "CB Byg".

Foruden emne, beskrivelse og deadline, skal man ved en "Underskrift" milepæl angive følgende:

  • Dokument til underskrift: Vælg den PDF-fil, som brugerne skal modtage og underskrive.
    • "Upload PDF": Benyttes denne fane, kan du vælge en PDF-fil, der ligger gemt på din PC.
    • "Vælg PDF fra mapper": Benyttes denne fane, kan du vælge mellem PDF-filerne, der allerede er uploadet på projektet i Inspectly (OBS! Hvis milepælen opsættes på en projektskabelon, vælges der fra Globale filer).
  • Placering: Hvilken fil-mappe på projektet i Inspectly, skal dokumentet placeres i? - Tryk på "Skift placering" for at vælge en mappe, ellers vil den blive placeret på topniveau under menupunktet "Filer".
  • Vælg modtager(e): Angiv hvilke brugere, der skal modtage og underskrive dokumentet.
    • "Interne": Vælg om ingen, alle eller kun udvalgte interne brugere på projektet, skal modtage dokumentet. Interne brugere modtager dokumentet i form af en Knowledge Alert.

      • "Mangler licens": Hvis du ikke har tilstrækkeligt Viden & Kommunikations licenser, kan du i boksen "Mangler licens" se, hvem og hvor mange det drejer sig om, samt hurtigt tilkøbe de nødvendige licenser, så alle kan modtage og underskrive dokumentet.

    • "Eksterne": Vælg om nogle af de eksterne brugere på projektet, skal modtage dokumentet. Eksterne modtager dokumentet i form af et link i en mail og behøver ingen licens.

Tryk på "Gem" for blot at gemme milepælen, hvis den først skal afsendes senere (OBS! Eneste mulighed på en projektskabelon).

Tryk på "Afsend til underskrift" hvis du opretter milepælen direkte på et specifikt projekt og ønsker at afsende dokumentet til underskrift med det samme.

 

OBS! Interne brugere skal have en Viden & Kommunikations licens, for at kunne modtage og underskrive dokumenter fra milepæle, ligesom det kendes fra Knowledge Alerts. Du kan læse mere om Knowledge Alerts på nedenstående links:

 

Redigér, slet eller færdigmeld "Underskrift" milepæl

Tryk på milepælen ude på tidslinjen:

Du har nu følgende muligheder:

A) Tryk på blyanten for at rette i milepælen - fx for at redigere i stamdata, vælge et nyt dokument eller ændre modtagere.

B) Tryk på download-symbolet for at downloade det dokument, der er uploadet på milepælen.

C) Tryk på "Udskriv" for at udskrive dokumentet med underskrifter fra de modtagere, der allerede har underskrevet dokumentet.

D) Se en oversigt over de valgte modtagere og status på, hvorvidt de har modtaget dokumentet og om det er underskrevet endnu.

E) Tryk på "Slet" for at slette milepælen.

F) Tryk på "Afsend til underskrift", når du er klar til at sende dokumentet til de valgte modtagere, der skal underskrive det.

"Underskrift" milepælen bliver automatisk færdigmeldt, når alle modtagere har underskrevet dokumentet.

 

 

Status på milepæle

Milepælene vil have forskellige farver på tidslinjen afhængigt af hvilken status, de befinder sig i.

Herunder ses et eksempel på en Milepæle-tidslinje med forskellige statusfarver:

Forklaring af statusfarver:

  • Rød = Deadline er overskredet
  • Grøn = Færdigmeldt
  • Gul = Afventer
  • Grå = Endnu ikke afsendt til underskrift (kun på milepælstypen "Underskrift")

 

 

Brugergruppe indstillinger

Der er to indstillingsmuligheder for Brugergrupper, der har med Milepæle at gøre:

  • "Brugere kan administrere milepæle på projekter"
    Tilvælg denne rettighed, hvis brugerne i denne gruppe skal kunne oprette, redigere og færdigmelde milepæle på projekter. (OBS: Administratorer vil altid have rettighed til dette)
  • "Brugere kan færdigmelde milepæle på projekter"
    Tilvælg denne rettighed, hvis brugerne i denne gruppe skal kunne markere milepæle på projekter som færdige. Dette indebærer også muligheden for at sende dokumenter til underskrift og uploade dokumenter på milepæle.

Disse findes under fanen "Rettigheder" og afsnittet "Basis", som vist på billederne herunder:

Læs mere om Brugergrupper HER!

 

 

Eksempler på Milepæle

Herunder giver vi nogle eksempler på, hvordan de forskellige typer af milepæle kan bruges ifm. projekter med asbest og DS1140. Dette er blot enkelte eksempler og milepæle kan naturligvis bruges til mange andre typer af opgaver og deadlines.

 

Asbest

Standard milepæl: Påmindelser til projektlederen om at undersøge regler for affaldsfraktioner i den pågældende kommune, fx med et link til regelsættet. Det kunne også være, om der er indkøbt nødvendige værn mm.

Upload fil: Opret en milepæl, så du husker at få uploadet relevante asbesttilladelser mm. direkte på projektet. Det kan også være en milepæl til en ekstern miljørådgiver, som skal uploade prøvesvar på asbestprøvetagning direkte på projektet via ProjektWeb.

Underskrift: Kan bruges til at udsende arbejdsplanen for asbestarbejdet (herunder arbejdsmiljø info, sundhedsrisici mm.) til alle medarbejdere, og få dem til at underskrive, at de har læst og forstået.

 

DS1140

Standard milepæl: Huskeliste til hvad der skal ændres projektspecifikt inden projektets opstart - fx. acceptkrav, rapportindstillinger, tegninger mm.

Upload fil: Hvis en underentreprenør skal sørge for at uploade deres B2 og B3 rapporter, som skal placeres direkte i filer på dit projekt i Inspectly. Dette vil de så kunne gøre via ProjektWeb.

Underskrift: Indsamling af underskrifter fra ekstern tredjepart på godkendelse af dit KS-arbejde.

 

 

Kontakt os

Har du nogle spørgsmål er du altid mere end velkommen til at ringe til vores support på +45 70 60 60 55 eller skrive en e-mail til support@inspectly.com

 

 

Relaterede artikler

Kommentarer

0 kommentarer

Log ind for at kommentere.

Drevet af Zendesk