I denne artikel gennemgår vi, hvordan det er muligt at opsætte notifikationsindstillinger på skemaer, således der enten helt automatisk eller valgfrit ifm. en registrering bliver sendt en mail til udvalgte personer i eller uden for virksomheden, hvor skemabesvarelsen er vedhæftet som PDF rapport.

I denne artikel finder du:

• Hvad er det?
• E-mail skabelon
• Modtagere
  • Valgfri modtager
  • Fast modtager

Hvad er det?

Notifikationer/e-mails ifm. skemabesvarelser er en indstilling, der kan slås til og opsættes på hvert enkelt skema i modulerne Digital KS og HSE. Læs om Generelle skemaindstillinger og hvor de opsættes HER!

Det fungerer således, at når man laver en registrering med det pågældende skema ude i appen, så kan der sendes en mail - automatisk eller valgfrit fra gang til gang - til personer i og uden for virksomheden, for hvem det måtte være relevant at få besked om, at skemaet er blevet besvaret. Skemabesvarelsen vil desuden være vedhæftet som PDF rapport i mailen.

Således kan det hjælpe til at spare på administrationstimerne, hvor man sidder og trækker registreringer/rapporter ud af Inspectly og sender i en mail uden for systemet. Det minimere desuden risikoen for, at man glemmer at rapportere vigtige skemabesvarelser videre og bidrager til automatiseringen af arbejdsgange, hvilket kan være med til at højne effektiviteten.

E-mail skabelon

Du har mulighed for selv at tilpasse, hvad der skal stå i emnefeltet og selve mail-teksten i den mail, der bliver sendt ud med den vedhæftede skemabesvarelse.

Som du kan se i eksemplet herunder, kan man fx vælge, at der i emnefeltet skal stå:
"Modtagekontrol af {skemanavn} udført"

Og at der i mail-teksten skal stå:
"Der er foretaget modtagekontrol af {skemanavn} på projektet {projektnavn} den {dato for besvarelse}"

Som vist i eksemplet, kan der benyttes flettefelter (det er teksten, der står i de specielle parenteser) til at indsætte bestemte oplysninger i emnefelt og mail-tekst, der typisk variere fra projekt til projekt eller registrering til registrering. Det er muligt at benytte flettefelter til følgende oplysninger:

• Projektnavn
• Projektbeskrivelse
• Projektets sagsnummer
• Besvarelsesdato
• Skemanavn
• Id

Skriver du ikke noget i felterne til "Emne" og "Inkludér en meddelelse i e-mailnotifikation" (mail-tekst), vil den mail, der bliver sendt, være genereret ud fra en standardskabelon. Se eksempel på denne herunder:

Modtagere

Der er to indstillingsmuligheder for opsætning af modtagere af mail-notfikationerne ifm. skemabesvarelser:

• Valgfri modtager
• Fast modtager

Det er muligt at benytte dem begge eller blot én af dem. Herunder vil vi forklare, hvordan de to modtager-indstillinger benyttes og fungerer.

Valgfri modtager

Når indstillingen "Modtager for notifikationer skal angives ved skemabesvarelse" er slået til, vil der komme en pop-up besked i appen, når man gemmer sin skemabesvarelse på fluebenet, hvori der står:

"Vil du sende denne registrering som email?"

Svarer man "Nej", vil registreringen blot blive gemt og afsluttet, men svarer man "Ja", bliver man sendt til en side, hvor man kan vælge, hvem man ønsker at sende en mail med skemabesvarelsen til.

Man kan tilføje modtagere ved at trykke på "Vælg kontaktperson", hvor man kan vælge blandt de brugere, der er tilknyttet projektet i Inspectly, eller man kan indtaste en eller flere mailadresser manuelt i feltet "Email adresse" - man kan også benytte begge funktioner.

Husk at trykke på fluebenet for at bekræfte de valgte modtagere!

OBS! Faste modtagere vil modtage en mail, uanset om man svarer Ja eller Nej til pop-up beskeden, uafhængigt af hvilke valgfri modtagere der desuden bliver valgt.

Fast modtager

Er der nogle personer, der altid skal have besked, når en skemabesvarelse bliver gemt, kan disse tilføjes som faste modtagere og dermed gøres "obligatoriske", så uanset om indstillingen for valgfri modtager er slået til eller ej og hvad der svares ifm. afslutning af registreringen, så vil disse faste modtagere altid få en mail med skemabesvarelsen.

Deres mailadresser skal indsættes i det dertilhørende felt (se billedet herover) direkte i skemaindstillingen på administrationssiden. Du kan enten skrive dem ind manuelt (separer med komma, hvis der er flere faste modtagere) eller vælge fra dropdown-listen "Brugere" til højre for feltet.

Kontakt os

Har du nogle spørgsmål er du altid mere end velkommen til at ringe til vores support på +45 70 60 60 55 eller skrive en e-mail til support@inspectly.com