I denne artikel gennemgår vi de overordnede og generelle indstillinger, der kan anvendes på et skema, hvor de er gældende for hele skemaet og ikke kun specifikke spørgsmål.
I denne artikel finder du:
Indstillinger under pilen
Når du opretter eller redigerer et skema, kan du trykker på pilen ude i højre side ved siden af "Aktiv"-knappen og få vist følgende indstillingsmuligheder:
- Tilføj beskrivelse af skemaet til Inspectly appen
- Tillad delvise besvarelser
- Tilføj svarmuligheden "Ikke relevant" til alle spørgsmål
-
Vælg faggruppe ved hver besvarelse
Tilføj beskrivelse af skemaet til Inspectly appen
Hvis du skriver noget i dette felt, vil det blive vist lige under skemanavnet i skemalisten ude i appen:
Tillad delvise besvarelser (anbefalet)
Hvis denne indstilling er slået til, tillader man, at delvise besvarelser af skemaet også bliver uploadet og synkroniseret til adminsiden og andre enheder, fremfor kun at blive gemt lokalt på én enhed. Således kan man på adminsiden følge med i både færdige og igangværende skemabesvarelser, og man kan evt. tillade andre brugere at fortsætte/færdiggøre hinandens delvise besvarelser i appen eller via adminsiden.
OBS! Det vil altid være muligt for brugerne i appen, at gemme en skemabesvarelse som delvis, hvis ikke alle spørgsmål er besvaret, uanset om denne indstilling er slået til eller ej.
Tilføj svarmuligheden "Ikke relevant" til alle spørgsmål
Denne indstilling tilføjer "Ikke relevant" som svarmulighed til alle spørgsmål i skemaet som tillæg til de svarmuligheder, der allerede er valgt/tilladt i "Svartype". Ønsker du kun at slå dette til/fra på enkelte spørgsmål i skemaet, kan dette gøres i indstillingerne til hvert enkelt spørgsmål.
Lås svarmuligheden "Ikke relevant på spørgsmål
Denne indstilling kan du kun slå til, hvis indstillingen "Tilføj svarmuligheden "Ikke relevant" til alle spørgsmål" også er slået til. I så fald låses alle spørgsmålene i det pågældende skema, så du ikke kan fjerne svarmuligheden "Ikke relevant" under indstillingerne til de enkelte spørgsmål. Således undgår du fx at slå svarmuligheden fra ved et uheld, når du efterfølgende redigere i spørgsmålene og deres indstillinger.
Vælg faggruppe ved hver besvarelse
Hvis denne indstilling er slået til, vil brugeren blive bedt om at angive en faggruppe, inden skemaet kan besvares. Det vil være muligt at vælge imellem de faggrupper, der både er tilknyttet brugeren og skemaet, samt er tilladt i "Projektets faggrupper" under menupunktet "Stamdata og faggrupper" på de enkelte projekter, som skemaet er tilknyttet.
Indstillinger under tandhjulet
Når du opretter eller redigerer et skema, kan du trykke på tandhjulet øverst til højre og tilgå følgende indstillingsmuligheder:
- Tilføj til skemamappe
- Tilknyt til nye projekter
- Notifikationer (e-mail)
- Udskriftsdesigner
- Underskrifter
Tilføj til skemamappe
Vælg hvilke skemamapper, det pågældende skema skal være en del af. Det samme skema kan indgå i flere mapper samtidig, hvis dette er relevant.
Tilknyt til nye projekter
Hvis du ønsker, at skemaet altid automatisk tilknyttes til nye fremtidige projekter, kan du aktivere denne indstilling.
Notifikationer (e-mail)
Det er muligt at opsætte notifikationsindstillinger på skemaer, således der enten helt automatisk eller valgfrit ifm. en registrering bliver sendt en mail til udvalgte personer i eller uden for virksomheden, hvor skemabesvarelsen er vedhæftet som PDF rapport.
Læs mere om mail-notifikationer på skemabesvarelser HER!
Udskriftsdesigner
Undlad spørgsmåls nr. i app og udskrifter
Hvis denne indstilling er slået til, fjernes de systemgenererede numre ud for spørgsmålene i skemaet i appen samt i udskrifter.
Skjul dato og oprettet af i udskrifter for alle spørgsmål
Ønsker du ikke, at der står dato/tidspunkt samt initialerne for den/de bruger(e), der har besvaret spørgsmålene, ud for hvert enkelt spørgsmål i udskrifterne, kan denne indstilling slås til.
OBS! Der vil stadig figurere "Oprettet af" og "Oprettet" dato/tidspunkt i bjælken med de overordnede registreringsoplysninger!
Undlad at udskrive ikke relevante svar
Såfremt spørgsmål, der er besvaret med "Ikke relevant", ikke skal tages med i udskrifter og rapporter, skal denne indstilling være slået til. I så fald vil hverken spørgsmålet eller svaret medtages.
Beskrivelse før og efter besvarelse i udskrifter
Det er muligt at skrive tekster/beskrivelser af fx skemaet, vilkår eller lign., der vil blive medtaget i udskrifter, hvor teksterne kan placeres hhv. før og/eller efter selve skemabesvarelsen.
Tekst skrevet i "Beskrivelse før besvarelse i udskrifter" vil blive lagt ind mellem de overordnede registreringsoplysninger og selve skemabesvarelsen, som vist på billedet herunder.
Underskrifter
OBS! Disse indstillinger handler udelukkende om overordnede skemaunderskrifter, der opsættes i dette afsnit. De fungerer derfor ikke med den almindelige svartype "Signatur", som kan sættes på de enkelte spørgsmål i skemaet.
Ved at tilføje underskriftsroller, kan du også indsamle underskrifter fra både interne og eksterne brugere bl.a. via vores Dokumentportal, fremfor at underskrifterne skal laves fysisk på den skærm, hvor skemabesvarelsen er lavet - læs mere om det her: Anmod om underskrift på skemabesvarelse
Tilføj underskrift
Tryk på knappen "Tilføj underskrift" under de generelle skemaindstillinger for at tilføje overordnede underskriftsfelter for hele skemaet, der kan eller skal udfyldes/sendes ifm. færdigmelding af skemaet i appen.
Hvordan udfyldes disse underskrifter efterfølgende i appen?
Overordnede skemaunderskrifter udfyldes altid til sidst ifm. en skemabesvarelse og dukker først op, når man trykker på det blå flueben, der normalt færdigmelder skemaet.
Når du har trykket på det blå flueben, åbner en side, hvor du kan udfylde underskriften. Er der flere underskrifter, der skal udfyldes, kommer de én efter én i takt med udfyldelsen.
For hver underskrift skal man vælge, om underskriften kan laves med det samme.
-
Hvis ja: Såfremt "Navn" og "Virksomhed" ikke automatisk bliver udfyldt (afhænger af tidligere nævnte indstillinger), kan disse udfyldes enten manuelt eller ved at vælge en kontaktperson fra projektet. Under "Vælg kontaktperson" findes både underentreprenører, interne og eksterne brugere, der er tilknyttet projektet.
Tryk på "Underskriv" for at sætte en underskrift (tegnes direkte på skærmen) eller "Undlad at underskrive" for at springe over (denne mulighed afhænger af tidligere nævnte indstillinger).
- Hvis nej: Kan en underskriftsanmodning sendes til den pågældende bruger, der skal underskrive (Læs mere her: Anmod om underskrift på skemabesvarelse).
Lås skemabesvarelse efter underskrift
Ved at låse skemabesvarelsen når den er underskrevet, sikrer du, at besvarelsen ikke efterfølgende bliver ændret. Vær opmærksom på, at du først vil kunne underskrive og uploade registreringen, når alle spørgsmål på skemaet er blevet besvaret.
Medtag alle underskriftsroller i udskrift (med og uden underskrift)
Når indstillingen "Medtag alle underskriftsroller i udskrift (med og uden underskrift)" er slået til, betyder det, at selvom en eller flere af de overordnede skemaunderskrifter ikke er udfyldt ifm. færdigmelding af skemaet, vil der altid komme felter med i udskrifter og rapporter med plads til dem. På den måde kan man bl.a. se, hvilke underskrifter der mangler.
Får man efterfølgende nogle til at underskrive skemabesvarelsen i hånden eller via et eksternt PDF-værktøj (udover vores Dokumentportal), vil det ikke være muligt at lægge dem ind som en del af den oprindelige skemabesvarelse i Inspectly. Vi anbefaler derfor at der sendes en anmodning om underskrift ifm. skemabesvarelsen, som efterfølgende kan udfyldes via en Knowledge Alert eller Dokumentportalen.
På billedet herunder ses et eksempel på en udskrift, hvor overordnede skemaunderskrifter ikke er udfyldt:
Kontakt os
Har du nogle spørgsmål er du altid mere end velkommen til at ringe til vores support på +45 70 60 60 55 eller skrive en e-mail til support@inspectly.com
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.