Inspectly har gjort det nemmere for jer at samle materiale og filer fra jeres underentreprenører eller eksterne organisationer ét sted, nemlig på jeres konto i Inspectly. Det er blevet muligt at uploade filer fra ProjektWeb, som man kan give underentreprenører og eksterne organisationer adgang til.

I forbindelse med denne nye feature, har vi også ændret ved, hvordan eksterne brugere tildeles mappeadgang og hvilke mapper, de kan se.

Nedenfor gennemgåes ændringer på henholdsvis:

• Adminsiden
• ProjektWeb
• App'en

Adminsiden

På filmodulet (hhv. Globale filer og Filer på specifikke projekter) har ”Rediger mappe”-vinduet fået et nyt design med tabs til ”Stamdata”, ”Intern adgang” og ”Ekstern adgang”. I ”Ekstern adgang” tab’en redigeres mappeadgang for eksterne brugere:

Billede 1: Rediger mappeadgang for eksterne brugere.

Som det kan ses på billedet, kan mappeafgrænsningen sættes for alle eksterne eller ud fra faggrupper eller organisationer.
OBS! Organisationsafgrænsning er ikke muligt for globale mapper, kun på projektspecifikke mapper.

Derudover kan det indstilles om eksterne brugere, udover at kunne se mappen, også må uploade til den, og om der skal sendes en invitationsmail ud til dem, der har fået adgang til mappen.

Indstillingen fungerer således at den ”låser nedad”. Det betyder at alle undermapper, deres undermapper og så videre arver indstillingerne der er lavet. Når en mappe er blevet delt med eksterne brugere, vil den fremover vises med et nyt ikon i fil-modulet:

Billede 2: Nyt mappe ikon.

ProjektWeb

På ProjektWeb er der kommet en ny projektforside, hvor det er muligt at uploade filer til de mapper, man som ekstern bruger har lov til at uploade filer til:

Billede 3: Ny projektforside på ProjektWeb

Bemærk at her vises kun mapper, man har givet eksterne brugere lov til at uploade filer til. Dvs. at mapper, eksterne brugere kun har adgang til at SE, ikke vises i overblikket til højre på forsiden, som vist på billede 3.

Bemærk også at den viste mappestruktur ikke nødvendigvis 1 til 1 afspejler mappestrukturen på adminsiden. Dette skyldes, at den eksterne bruger ikke nødvendigvis har adgang til alle mapperne på projektet. Så hvor det på billede 3 ser ud til, at mappen ”undermappe” er en overordnet mappe, kan det godt være tilfældet, at den på adminsiden er en undermappe til en anden overordnet mappe, som de eksterne blot ikke har adgang til og derfor vises den ikke på ProjektWeb.

I mangel på bedre udtryk, vil denne mappestruktur herefter blive kaldt en delvis mappestuktur.

Markerer man en mappe og trykker ”Upload fil”, åbnes et nyt vindue, som ligner det upload vindue, I kender fra adminsiden:

Billede 4: ”Upload fil”-vindue på den nye projektforside

OBS! Det er dog ikke muligt at uploade revisioner til filer via ProjektWeb.

På fil-modulet på ProjektWeb, er der også kommet nogle ændringer. Her vises nu alle mapper, som den eksterne bruger er blevet tildelt adgang til. Mappestrukturen er nu også her en delvis mappestuktur:

Billede 5: Fil-modul på ProjektWeb.

Bemærk at nogle mapper vises med et nyt ikon, hvilket markerer, at brugeren har lov til at uploade filer til mappen. Markeres en af disse mapper, kan man trykke på upload fil, og ”Upload fil”-vinduet fra billede 4 åbnes.

App'en

På app’en er der kun ændret på hvilke mapper, eksterne brugere kan se på app’ens fil-modul. Eksterne brugere kan nu kun se de mapper, de er blevet tildelt adgang til, for at gøre overblikket mere simpelt og brugervenligt, og mapperne vises i en såkaldt delvis mappestruktur.

Kontakt os

Har du nogle spørgsmål er du altid mere end velkommen til at ringe til vores support på +45 70 60 60 55 eller skrive en e-mail til support@inspectly.com