I denne artikel finder du:
- Opret nyt eftersyn i Global-fanen
- Opret nyt eftersyn på et projekt
- Synlighed og notifikationer
- Eksempel: Tilbagevendende eftersyns-opgave
OBS! Det er muligt at oprette et nyt eftersyn via Global-fanen eller direkte på det pågældende projekt. Herunder viser vi begge metoder.
Opret nyt eftersyn i Global-fanen
Global ➜ Eftersyn ➜ Eftersyn ➜ Tryk på ”Opret” ➜ Vælg lokation ➜ Udfyld eftersyns-opgaven ➜ Tryk på ”Gem”
Når du har trykket "Opret", skal du vælge, hvilken lokation/projekt du ønsker at oprette en eftersyns-opgave på:
Herefter udfyldes eftersyns-opgaven på samme vis som vist nedenfor i "Opret nyt eftersyn på et projekt".
Opret nyt eftersyn på et projekt
Dine projekter ➜ Åben et projekt ➜ Eftersyn ➜ Eftersyn ➜ Tryk på ”Opret” ➜ Udfyld eftersyns-opgaven ➜ Tryk på ”Gem”
Du skal nu tage stilling til punkt 1-6 og udfylde opgaven med oplysninger.
-
Stamdata
Intern tekst - synlig på app ➜ Oplysninger om eftersynet som ses i app'en
Intern tekst - kun synlig på backend ➜ Oplysninger om eftersynet som ses på administrationssiden
Prioritet ➜ Vælg evt. hvilken prioritet eftersynet har
* Prioritetsfarver administreres og redigeres i modulet Digital KS. Klik HER for at læse mere! -
Ansvarlig
Vælg brugere ➜ Vælg en eller flere brugere som er ansvarlige og skal have mulighed for at udføre eftersynet -
Observatører
Observatører ➜ Vælg en eller flere brugere som skal være observatører og dermed modtage notifikationer ifm. oprettelse og udførsel af eftersynet
* OBS! Såvel Interne brugere som Eksterne organisationer og Underentreprenører kan vælges som observatører, så længe de er tilknyttet projektet
-
Deadline
Vælg slutdato ➜ Vælg hvilken dato det er planlagt, at eftersynes skal udføres
Vælg deadline ➜ Vælg hvilken dato eftersynet senest skal udføres
-
Flere opgaver?
Du skal nu tage stilling til, om det skal være et enkeltstående eftersyn eller en tilbagevendende eftersyns-opgave. Er dette et eftersyn, du skal udføre fx én gang årligt, kan du vælge ”Tilbagevendende opgave” - se eksempel ved at trykke HER!
Vælges ”Tilbagevendende opgave” skal følgende udfyldes:- Opret automatisk ➜ Indstil deadline-kriterier for den tilbagevendende opgave
- Vælg brugere ➜ Vælg en eller flere brugere som er ansvarlige og skal have mulighed for at udføre de tilbagevendende eftersyns-opgaver
- Vælg faggruppe ➜ Hvis du ønsker at tildele opgaven til en hel faggruppe, fremfor specifikke brugere
-
Materiel
Sæt flueben ud for alle de stykker materiel på lokationen, der skal indgå i denne eftersyns-opgave.
Vi anbefaler, at du beholder ”Inkluder nye materiel” aktiveret, da dette tillader, at nye materiel du efterfølgende tilføjer på lokationen, automatisk bliver tilknyttet aktive eftersyns-opgaver. På denne måde sikrer du, at i aldrig misser et stykke materiel ifm. jeres eftersyn, hvis bare det er oprettet på lokationen.
Synlighed og notifikationer
Når du trykker "Gem" oprettes eftersyns-opgaven med status "Afventer eftersyn", som nu kan ses i oversigten på administrationssiden samt i app'en hos de brugere, der er ansvarlige for eftersynet.
Således ser det ud på administrationssiden:
Der bliver desuden sendt en mail til ansvarlige og observatører med informationer om eftersyns-opgaven.
Ligeledes dukker der en notifikation op i Notifikationscentret i app'en:
Når eftersynet senere bliver udført og færdigmeldt, bliver status automatisk skiftet til "Eftersyn afsluttet" og der sendes en eftersyns-rapport på mail til følgende brugere:
- Brugeren der oprettede eftersyns-opgaven
- Brugeren der har udført og færdigmeldt eftersynet
- Observatører der er tilknyttet eftersynet
- Kunden - såfremt denne er oprettet og tilknyttet korrekt i Inspectly ➜ Læs mere her: Opret Servicekunde til Eftersyn
Eksempel: Tilbagevendende eftersyns-opgave
Her ses et eksempel på, hvad der sker og hvordan det ser ud, når man har valgt "Tilbagevendende opgave" ifm. oprettelse af eftersyns-opgaven og et eftersyn bliver udført.
I eksemplet her havde vi indstillet den oprindelige eftersyns-opgave således, at der automatisk skulle oprettes en tilbagevendende opgave, når eftersynet blev afsluttet, og det næste eftersyn skulle have deadline 1 år efter udførelsesdatoen for det foregående eftersyn:
På nedenstående billede ses det, at vi havde et eftersyn (nr. 1) med deadline d. 31-01-2024.
Eftersynet blev dog udført og færdigmeldt d. 30-01-2024 og derfor er det nye eftersyn (nr. 2) blevet oprettet med en deadline d. 30-01-2025:
Kontakt os
Har du nogle spørgsmål er du altid mere end velkommen til at ringe til vores support på +45 70 60 60 55 eller skrive en e-mail til support@inspectly.com
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.