I denne artikel bliver der gennemgået, hvordan du opretter en projektspecifik aftaleseddel. Vil du læse mere om hvad aftalesedler er og hvad de bruges til? Tryk HER!

I denne artikel finder du:

• Opret aftaleseddel
• Udfyld aftaleseddel
• Forklaring af statusser

Opret aftaleseddel

Dine projekter ➜ Vælg projekt ➜ Tryk på "Opgaver" ➜ Vælg den ønskede aftaleseddel type ➜ Tryk på ”Opret”

Udfyld aftaleseddel

Din aftaleseddel bliver bestemt af dens type, og guiden nedenfor kan derfor variere ift. dine indstillinger. 

For at færdiggøre din aftaleseddel skal du udfylde følgende oplysninger:

1. Status

Vælg hvilken status aftalesedlen skal have.

Her er et overblik over statusser for aftalesedler. Statusser kan bruges til at sikre overblik og kommunikation under udførelsen af opgaven. 

2. Angiv placering

Du kan skrive placeringen, markere på en plantegning eller markere på et kort, hvor aftalesedlen er lavet fra eller omhandler.

OBS! Muligheden for at markere på plantegning afhænger af den valgte aftaleseddel type. 

Læs mere om oprettelse af aftaleseddel typer HER.

3. Aftalesedlen omhandler

I denne sektion udfylder du indholdet af din aftaleseddel. Du kan udfylde felterne:

Reference nr. 

Hvis den valgte den aftaleseddeltype er oprettet med reference nr. kan dette indtastes her. 

Emne ➜ Emnet for aftalesedlen

Beskriv her hvad aftalesedlen omhandler. Beskriv f.eks. hvilken opgave der skal udføres og hvad det kræver. 

Beskrivelse

Her kan du tilføje en beskrivelse af hvad aftalesedlen omhandler og hvilke opgave der skal løses. 

Tidsmæssig konsekvens

Her kan du tilføje den tidsmæssige konsekvens, af den opgave der skal udbedres. Angiv f.eks. hvor mange timer eller dage opgaver har eller vil tage.

Økonomi

Har du valgt varelinematrix typen kan du udfylde varelinjerne manuelt. Du kan tilføje en ny vare linje ved at trykke på ”+” ikonet, og slette en linje ved at trykke på skraldespandsikonet.

• Har du valgt et samlet beløb typen, kan du skrive det samlede beløb.

4. Upload dokumentation

I dette felt kan du uploade dokumentationen, som f.eks. Excel-ark, word-filer eller andre PDF der er vigtige for din aftaleseddel.

5. Intern ansvarlig

Angiv hvilken bruger som skal være den interne ansvarlige. Brugeren skal have en opgave licens, og være tilkoblet projektet for at kunne blive tildelt som intern ansvarlig.

6. Ekstern godkender

Angiv hvilken bruger fra en ekstern organisation, som skal være den eksterne godkender. Du kan kun vælge en bruger fra en allerede oprettet ekstern organisation, som er tilkoblet projektet.

7. Observatør

Vil du gerne have en anden intern bruger, tilkoblet som observatør, kan du angive det i dette felt. Brugeren får de samme notifikationer som den interne ansvarlige.

Forklaring af statusser

Dine eksterne organisationer kan følge med i alle statusser på aftalesedlen via ProjektWeb, undtagen "Kladde". De skal aktivt interagere med aftalesedlen i følgende statusser:

• Fremsendt til godkendelse: Hvor de skal godkende eller afvise den.
• Afvist: Hvis de vælger at afvise aftalesedlen.
• Godkendt: Når aftalesedlen bliver godkendt af dem.

De øvrige statusser opdateres af din interne organisation, men eksterne kan stadig følge med i ændringerne igennem ProjektWeb.

De forskellige statusser og deres betydning for din aftaleseddel bliver nu gennemgået. 

Kladde:
Når din aftaleseddel er i statussen "Kladde", er det kun din interne organisation, der kan se indholdet. Denne status kan kun ændres af dig eller andre brugere fra din organisation via adminsiden. Statussen "Kladde" betyder, at eksterne organisationer ikke kan se noget, imens aftalesedlen er under udarbejdelse.

Afvist:
Når din aftaleseddel er i statussen "Afvist", betyder det, at den er blevet afvist af den eksterne organisation via ProjektWeb. Det er efterfølgende op til din interne organisation at oprette en revurderet aftaleseddel, som din eksterne organisation skal godkende i projektweb.

Fremsendt til godkendelse:
Når din aftaleseddel er i statussen "Fremsendt til godkendelse", betyder det, at den er blevet sendt til den eksterne organisation via ProjektWeb. Det er her, de kan se aftalesedlen og enten godkende eller afvise den. Statussen kan kun ændres til dette fra adminsiden.

Godkendt:
Når din aftaleseddel er i statussen "Godkendt", betyder det, at den eksterne organisation har gennemgået og godkendt aftalesedlen via ProjektWeb. Denne status kan kun ændres af den eksterne organisation.

Klar til udførelse:
Når aftalesedlen er i statussen "Klar til udførelse", betyder det, at den eksterne organisation har godkendt aftalesedlen, og din interne organisation kan nu begynde at udføre opgaven. Denne status opdateres manuelt af din interne organisation via adminsiden.

Udført:
Når din aftaleseddel er i statussen "Udført", betyder det, at opgaven forbundet med aftalesedlen er blevet udført af din interne organisation. Denne status kan kun ændres manuelt af din organisation via adminsiden, når opgaven er afsluttet.

Klar til fakturering:
Når din aftaleseddel er i statussen "Klar til fakturering", betyder det, at opgaven er afsluttet, og at du kan begynde faktureringsprocessen. Denne status skal manuelt ændres af din interne organisation, når I er klar til at fakturere den eksterne organisation.

Faktureret:
Når din aftaleseddel er i statussen "Faktureret", betyder det, at I har faktureret den eksterne organisation via jeres økonomisystem uden for Inspectly. Ændringen til "Faktureret" skal ske manuelt fra adminsiden i Inspectly. Faktureringsstatus ikke ændres automatisk, men bruges til at skabe et overblik over, hvilke aftalesedler der er blevet faktureret.

Kontakt os

Har du nogle spørgsmål er du altid mere end velkommen til at ringe til vores support på +45 70 60 60 55 eller skrive en e-mail til support@inspectly.com