Vores SharePoint integration er en tilkøbsmulighed, der foretages direkte i Marketplace på Inspectly kontoen. Det er let og hurtigt at sætte op og kræver ikke en dedikeret IT-medarbejder, men har du brug for hjælp og vejledning så kontakt Inspectly Support.

I denne artikel finder du:

• Generelt om integrationen
• Tilkøb SharePoint integrationen
• Opsæt SharePoint integrationen
• Rediger opsætning / Fjern integration
• Tilgå filerne i SharePoint via Inspectly

Generelt om integrationen

Formålet med denne SharePoint integration er at minimere mængden af fil-administration i Inspectly, så i sparer tid, og minimere risikoen for fejl ifm. upload, ændringer og administration af vigtige filer.

Via integrationen kan du udpege de filer og mapper i SharePoint, som automatisk skal synkroniseres til Inspectly. Du skal dermed ikke længere gøre andet, end at holde filerne i SharePoint opdateret, og så sørger vi automatisk for resten.

Værd at vide om integrationen:

• Integrationen kører hver 3. time.
• Integrationen virker kun til Globale filer i Inspectly (ikke projektspecifikke).
• Vi synkroniserer både filer og mapper fra SharePoint.
• Vi synkroniserer ikke filer, der fylder mere end 100 MB.
• Hvis der allerede ligger noget i den Inspectly mappe, man laver en forbindelse til, vil indholdet blive overskrevet af det, der kommer fra Sharepoint.
• På adminsiden bliver dokumenterne fra SharePoint fremhævet med SharePoint-logoet, så de er lette at identificere.
• Åbner man et SharePoint-dokument på Inspectly's adminside, vil man kunne trykke på "Rediger i SharePoint" - hvilket gør det nemt at ændre i synkroniserede filer (det vil selvfølgelig kun være muligt at redigere SharePoint-filen, såfremt man i Microsoft 350 har rettigheder til dette).

Tilkøb SharePoint integrationen

Marketplace ➜ Alle produkter ➜ Sharepoint ➜ Køb ➜ Sæt flueben i boksen ➜ Bekræft køb ➜ Opsæt

Tryk på Marketplace-ikonet øverst til højre på adminsiden, vælg "Alle produkter" og dernæst "Sharepoint" under afsnittet Integrationer:

Tryk på "Køb"-knappen:

Sæt flueben i boksen og tryk på "Bekræft køb". Du har nu tilkøbt SharePoint integrationen og kan trykke på "Opsæt" for at gå til opsætningssiden:

Trykker du på "Opsæt", vil du blive ført direkte til Inspectly-siden for SharePoint integrationen, hvor du opsætter integrationen og vælger hvilke mapper, der skal synkroniseres ind i Inspectly. Læs mere om dette i næste afsnit.

Opsæt SharePoint integrationen

Når SharePoint integrationen skal opsættes første gang efter køb, skal man først aktivere integrationen ved at logge på jeres Microsoft-konto og tillade adgang mellem Inspectly og SharePoint. Dette kræver en medarbejder, der er Microsoft 365 administrator.

Derefter kan enhver Administrator i Inspectly med adgang til integrationssiden redigere i opsætningen.
Ønsker i at begrænse adgangen hertil for nogle af jeres Administratorer, kan dette gøres via Brugergruppe-indstillingerne.

Step 1: Log på din Microsoft konto

OBS! Dette trin kræver en medarbejder fra jeres virksomhed, der er administrator i Microsoft 365.

Tryk på "Log på med Microsoft":

Log ind eller vælg konto og tryk derefter på "Acceptér" på tilladelsessiden:

Step 2: Vælg Sharepoint-mapper til synkronisering

Du skal nu vælge, hvilke mapper fra jeres SharePoint, der skal synkroniseres og dermed være tilgængelige i Inspectly. Alle filerne fra mapperne der vælges, vil således blive tilgængelige i Globale filer i Inspectly.

1. Vælg det Sharepoint site i Microsoft 365, hvor der er mapper, der skal synkroniseres.
2. Vælg hvilke mapper fra jeres SharePoint site, du ønsker at synkronisere med Inspectly.
3. Tryk derefter på "Næste".

OBS! Når du vælger en mappe, vil alle undermapper automatisk blive synkroniseret med. Ønsker du kun specifikke undermapper, må hovedmappen ikke markeres med flueben.

Step 3: Vælg placering af Sharepoint-mapper i Inspectly

Du skal nu vælge, hvor i Globale filer i Inspectly, at SharePoint-mapperne (og dermed filerne) skal placeres. De mapper i Globale filer, du ønsker at placere SharePoint-mapperne i, skal være oprettet på forhånd, før de kan vælges i dette step.

OBS! Vælg ikke mapper, der allerede ligger filer i, da disse vil blive overskrevet, så det kun er SharePoint filerne, der efterfølgende ligger i den valgte mappe.

1. Ud for hvert mappenavn, vælger du i dropdown-menuen, hvilken mappe i Inspectly, den pågældende SharePoint-mappe skal placeres i.
2. Tryk på "Færdiggør opsætning" og synkroniseringen vil begynde.

Nu bliver dine valgte mapper fra SharePoint automatisk synkroniseret med dine valgte mapper i Inspectly.

Rediger opsætning / Fjern integration

Konto ➜ Integrationer ➜ Integrationer ➜ SharePoint ➜ Rediger opsætning / Fjern integration

Du kan til enhver tid efter købet tilgå integrationssiden i Inspectly, hvorfra du laver opsætningen af SharePoint integrationen. På samme side kan du ligeledes redigere i opsætningen efter behov.

Tryk på "Rediger opsætning" for, at ændre opsætningen af hvilke SharePoint-mapper, der synkroniseres ind i Inspectly og hvilke mapper under Globale filer, de skal placeres i.

Tryk på "Fjern integration", hvis du ønsker at stoppe integrationen helt og starte forfra.

OBS! Hvis du redigerer din opsætning, og fjerner en eller flere mapper, vil det eksisterende indhold forblive i Inspectly, indtil du manuelt sletter det. Synkroniseringen vil dog stoppe, hvormed disse mapper ikke vil blive opdateret med eventuelt nyt indhold fra SharePoint.

Tilgå filerne i SharePoint via Inspectly

I Inspectly er der blevet lavet en god krølle på integrationen, så det er nemt at gå direkte fra Inspectly og ind og opdatere den fil, der ligger i SharePoint.

Ændringer der er lavet via dette flow, bliver selvfølgelig synkroniseret som normalt.

OBS! Det vil naturligvis kun være muligt at redigere filen i SharePoint, hvis man har de nødvendige rettigheder i Microsoft 365, så der er ingen risiko for, at uvedkommende kan pille ved filerne.

Hvis en bruger eksempelvis ikke i Office 365 har adgang til det pågældende Sharepoint-site, så vil brugeren blot blive mødt af Microsoft-beskeden "Du har ikke tilladelse til at åbne dette dokument", når brugeren forsøger at trykke på "Rediger i SharePoint" inde i Inspectly.

Kontakt os

Har du nogle spørgsmål er du altid mere end velkommen til at ringe til vores support på +45 70 60 60 55 eller skrive en e-mail til support@inspectly.com