Tjek den nye Dokumentportal 📝

Med vores Dokumentportal kan du nu sende skemabesvarelser til underskrivelse af brugere på projektet og nemt dele filer med alle relevante parter via et link eller QR-kode! 🤩

Lanceret fredag d. 20-12-2024
- App version 6.2.94

 

Herunder vil vi gennemgå de to overordnede funktioner, som Dokumentportalen låser op for:

• Del filer via link og QR-kode
• Send skemabesvarelse til underskrivelse

 

Del filer via link og QR-kode

I menupunkterne "Globale filer" og "Filer" på projekter, er det muligt at generere et delingslink på hver enkelt fil, som du kan sende eller dele med alle dem, det er relevant for, fremfor at skulle vedhæfte filerne i mails eller uploade dem flere forskellige steder.

Hvis dokumentet bliver forældet og skal opdateres, skal du blot uploade en ny revision på den gamle fil i Inspectly, og så vil linket folk allerede har fået automatisk lede dem til det nye og opdaterede dokument.

Når der er et aktivt delingslink til filen, vises et lille link-symbol ud for filen:

 

Du laver et delingslink således

1. Hold musen over filen og tryk på de tre prikker
2. Vælg "Del" i den lille menu, der har foldet sig ud
3. Tryk på "Generer link" i pop-up boksen
4. Tryk på "Kopier link" og derefter kan det indsættes, hvor du skal bruge det - fx i en mail.

  

 

Download en QR-kode til dokumentet

Du kan efter generering af linket ligeledes vælge at downloade en QR-kode, der peger ind på dokumentet, da linket er "gemt bag QR-koden". Således kan du fx udskrive PDF-filen med QR-koden og hænge den op i skurvognen på byggepladsen, så folk på pladsen til hver en tid kan scanne QR-koden med deres telefonkamera og få vist filen i vores Dokumentportal - uanset om de er oprettet som bruger i Inspectly eller ej.

  

 

 

Send skemabesvarelse til underskrift

Det har længe været muligt at opsætte underskriftsroller på skemaer, således et skema skal afsluttes med underskrifter fra relevante personer. Indtil nu har det dog været nødvendigt, at disse personer var fysisk til stede, når registreringen blev lavet i appen, så man kunne sætte sin underskrift direkte på telefonens skærm - men ikke mere!

Fremover er det muligt at vælge at fremsende en skemabesvarelse til underskrivelse i vores Dokumentportal, hvis personen ikke er fysisk tilstede - så længe de er oprettet som bruger på kontoen, uanset om det er som intern, ekstern eller underentreprenør bruger.

 

Godt at vide!

• Interne brugere: Skal have en Viden & Kommunikations licens, hvis de skal kunne modtage skemabesvarelser til underskrivelse. De vil modtage anmodningen som en Knowledge Alert, der kan besvares enten i appen eller på adminsiden, hvor de kan tegne deres underskrift med fingeren/musen. (OBS! Det kræver ikke en licens at SENDE registreringen)
• Eksterne organisationer: Skal blot være oprettet som bruger/kontaktperson til en virksomhed. Ingen licens er påkrævet og anmodningen modtages på mail, hvorfra modtageren ledes til Dokumentportalen for at underskrive registreringen.
• Underentreprenør: Skal blot være oprettet som bruger/kontaktperson til en virksomhed. Ingen licens er påkrævet og anmodningen modtages på mail, hvorfra modtageren ledes til Dokumentportalen for at underskrive registreringen.

 

Sådan opsættes underskriftsrollerne

Opret eller redigér et skema i Digital KS eller HSE modulet og tryk på tandhjulet øverst til højre:

Nu åbnes et pop-up vindue, hvor du skal scroll i bund til "Underskrifter":

Tryk på knappen "Tilføj underskrift" for at tilføje underskriftsroller for hele skemaet, der kan eller skal udfyldes ifm. færdigmelding af skemaet.

• Navn: Vælg et navn/titel til underskriften, fx "Kundens underskrift".
• Underskriver: Sættes der flueben, vil navn og virksomhed for underskriveren automatisk blive udfyldt med oplysningerne på den bruger, der laver skemabesvarelsen.
• Påkrævet: Sættes der flueben, vil det ikke være muligt at færdigmelde skemabesvarelsen uden at udfylde underskriften eller sende til underskrivelse i Dokumentportalen!

 

Sådan sendes skemabesvarelsen til underskrift

Det er muligt at sende til underskrivelse, uanset om skemabesvarelsen laves via appen eller adminsiden, men i eksemplet herunder tager vi udgangspunkt i appen, hvor vi har besvaret et skema med følgende underskriftsrolle:

Når man har besvaret alle spørgsmål i skemaet og trykker på fluebenet for at færdigmelde skemaet, kommer man til siden med underskriftsroller, der skal udfyldes, inden skemaet gemmes.

Den underskriftsrolle vi har opsat i dette eksempel er kaldet "Ekstern godkender" og er påkrævet, men skal ikke underskrives af brugeren, der laver skemabesvarelsen. Vi bliver derfor spurgt, om der er mulighed for at underskrive nu eller ej.

Såfremt personen ikke er til stede og vi dermed ønsker at sende en signaturanmodning, svares der "Nej", hvorefter vi vælger den bruger på projektet (intern, ekstern eller underentreprenør), der skal underskrive og sender anmodningen afsted:

    

 

Underskriv via Dokumentportalen

Når en bruger/kontaktperson fra en ekstern organisation eller underentreprenør bliver anmodet om underskrift, modtager de en mail på den mailadresse, de er oprettet med i Inspectly, hvorfra de kan trykke sig direkte videre til vores Dokumentportal, se registreringen, bekræfte identitet og afgive deres underskrift.

OBS! Brugeren, der er blevet anmodet om underskrift, vil ligeledes modtage en påmindelse på mail de første 2 dage efter samt efterfølgende hver anden dag, indtil de i alt har fået 6 påmindelser eller dokumentet er blevet underskrevet.

1. De modtager følgende mail:

2. Tryk på "Åbn og læs dokument":

3. Sæt flueben i kassen "Jeg bekræfter, at have læst og forstået dokumentet", og

4. Tryk på knappen "Næste":

5. Tjek oplysningerne og tryk på "Videre til underskrift":

6. Underskriv og tryk på "Send underskrift":

 

Når alle underskrifter er indsamlet på registreringen, bliver der automatisk sendt en mail til den bruger, der lavede skemabesvarelsen om, at alle underskrifter er modtaget:

 

 

Kontakt os

Har du nogle spørgsmål er du altid mere end velkommen til at ringe til vores support på +45 70 60 60 55 eller skrive en e-mail til support@inspectly.com