Opret nyt eftersyn

Opret nyt eftersyn i Global-fanen

Global ➜ Eftersyn ➜ Eftersyn ➜ Tryk på ”Opret” ➜ Vælg lokation ➜ Udfyld eftersyns-opgaven ➜ Tryk på ”Gem”

Når du har trykket "Opret", skal du vælge, hvilken lokation/projekt du ønsker at oprette en eftersyns-opgave på:

Herefter udfyldes eftersyns-opgaven på samme vis som vist nedenfor i "Opret nyt eftersyn på et projekt".

Opret nyt eftersyn på et projekt

Dine projekter ➜ Åben et projekt ➜ Eftersyn ➜ Eftersyn ➜ Tryk på ”Opret” ➜ Udfyld eftersyns-opgaven ➜ Tryk på ”Gem”

Du skal nu tage stilling til punkt 1-6 og udfylde opgaven med oplysninger.

Stamdata
Intern tekst - synlig på app ➜ Oplysninger om eftersynet som ses i app'en
Intern tekst - kun synlig på backend ➜ Oplysninger om eftersynet som ses på administrationssiden
Prioritet ➜ Vælg evt. hvilken prioritet eftersynet har
* Prioritetsfarver administreres og redigeres i modulet Digital KS. Klik HER for at læse mere!
Ansvarlig
Vælg brugere ➜ Vælg en eller flere brugere som er ansvarlige og skal have mulighed for at udføre eftersynet
Observatører
Observatører ➜ Vælg en eller flere brugere som skal være observatører og dermed modtage notifikationer ifm. oprettelse og udførsel af eftersynet
* OBS! Såvel Interne brugere som Eksterne organisationer og Underentreprenører kan vælges som observatører, så længe de er tilknyttet projektet
Deadline
Vælg slutdato ➜ Vælg hvilken dato det er planlagt, at eftersynes skal udføres
Vælg deadline ➜ Vælg hvilken dato eftersynet senest skal udføres
Flere opgaver?
Du skal nu tage stilling til, om det skal være et enkeltstående eftersyn eller en tilbagevendende eftersyns-opgave. Er dette et eftersyn, du skal udføre fx én gang årligt, kan du vælge ”Tilbagevendende opgave” - se eksempel ved at trykke HER!
Vælges ”Tilbagevendende opgave” skal følgende udfyldes:
- Opret automatisk ➜ Indstil deadline-kriterier for den tilbagevendende opgave
- Vælg brugere ➜ Vælg en eller flere brugere som er ansvarlige og skal have mulighed for at udføre de tilbagevendende eftersyns-opgaver
- Vælg faggruppe ➜ Hvis du ønsker at tildele opgaven til en hel faggruppe, fremfor specifikke brugere
Materiel
Sæt flueben ud for alle de stykker materiel på lokationen, der skal indgå i denne eftersyns-opgave.
Vi anbefaler, at du beholder ”Inkluder nye materiel” aktiveret, da dette tillader, at nye materiel du efterfølgende tilføjer på lokationen, automatisk bliver tilknyttet aktive eftersyns-opgaver. På denne måde sikrer du, at i aldrig misser et stykke materiel ifm. jeres eftersyn, hvis bare det er oprettet på lokationen.

Synlighed og notifikationer

Når du trykker "Gem" oprettes eftersyns-opgaven med status "Afventer eftersyn", som nu kan ses i oversigten på administrationssiden samt i app'en hos de brugere, der er ansvarlige for eftersynet.

Således ser det ud på administrationssiden:

Der bliver desuden sendt en mail til ansvarlige og observatører med informationer om eftersyns-opgaven.

Ligeledes dukker der en notifikation op i Notifikationscentret i app'en:

Når eftersynet senere bliver udført og færdigmeldt, bliver status automatisk skiftet til "Eftersyn afsluttet" og der sendes en eftersyns-rapport på mail til følgende brugere:

Brugeren der oprettede eftersyns-opgaven
Brugeren der har udført og færdigmeldt eftersynet
Observatører der er tilknyttet eftersynet
Kunden - såfremt denne er oprettet og tilknyttet korrekt i Inspectly ➜ Læs mere her: Opret Servicekunde til Eftersyn

Eksempel: Tilbagevendende eftersyns-opgave

Her ses et eksempel på, hvad der sker og hvordan det ser ud, når man har valgt "Tilbagevendende opgave" ifm. oprettelse af eftersyns-opgaven og et eftersyn bliver udført.

I eksemplet her havde vi indstillet den oprindelige eftersyns-opgave således, at der automatisk skulle oprettes en tilbagevendende opgave, når eftersynet blev afsluttet, og det næste eftersyn skulle have deadline 1 år efter udførelsesdatoen for det foregående eftersyn:

På nedenstående billede ses det, at vi havde et eftersyn (nr. 1) med deadline d. 31-01-2024.

Eftersynet blev dog udført og færdigmeldt d. 30-01-2024 og derfor er det nye eftersyn (nr. 2) blevet oprettet med en deadline d. 30-01-2025:

Kontakt os

Har du nogle spørgsmål er du altid mere end velkommen til at ringe til vores support på +45 70 60 60 55 eller skrive en e-mail til support@inspectly.com