Del filer med eksterne organisationer i ProjektWeb

I denne artikel bliver der gennemgået hvordan man deler projektspecifikke og globale filer med eksterne organisationer i ProjektWeb. 

Del projektspecifikke filer i ProjektWeb fra en ny mappe

Hvis der på forhånd ikke er oprettet mapper eller filer, tilknyttet et projekt, kan du ved at følge med her.

Dine Projekter ➜ Vælg projekt ➜ Tryk på Filer ➜ Tryk på Opret mappe

Her kan du tilpasse indstillinger for tre funktioner til din mappe:

• Stamdata
• Intern adgang
• Ekstern adgang 

 

Stamdata: Generelle Indstillinger for mappen

Vælg Stamdata ➜ Indtast mappenavn ➜ Juster indstillinger

Her kan man ændre følgende indstillinger:

• Mappenavn: Giv din mappe et relevant navn
• Aktiv: Her kan du aktivere eller inaktivere mappen
• Synlig på appen: Her kan du vælge om mappen skal være tilgængelig på app

 

Intern adgang: Interne fag- og brugergrupper

Tryk på "Intern Adgang" ➜ Vælg "Faggrupper" ➜ Vælg "Brugergrupper"

Her kan man ændre følgende indstillinger:

• Vælg faggrupper: Her kan man vælge hvilke faggrupper der skal have adgang til mappen
• Vælg brugergrupper: Her kan man vælge hvilke brugergrupper der skal have adgang til mappen

 

Ekstern adgang: Eksterne organisationer og underentreprenører

Tryk på "Ekstern Adgang" ➜ Afgræns adgang til mappe ➜ Juster "Eksternes tilladelser" ➜ Juster "Invitationsmails"

Her kan du ændre følgende indstillinger:

• Skjul for eksterne: Her nægter du alle eksterne organisationer adgang til mappen
• Del med alle eksterne: Her deler du din mappe med alle eksterne organisationer der er tilknyttet projektet
• Del kun med valgte faggrupper: Her deler du kun mappen med de faggrupper der er valgt
• Del kun med valgte organisationer: Her deler du kun mappen med de organisationer der er valgt
• Tillad eksterne at uploade filer til denne mappe og dens undermapper i ProjektWeb: Her giver du eksterne organisationer tilladelse til at uploade filer til mappen fra ProjektWeb 
• Send invitationsmail til nye eksterne: Her sikrer du at nye eksterne organisationer får adgang til mappen

Afslut ved at trykke på "Gem". Mappen er nu oprettet, og dine eksterne organisationer og underentreprenører har nu mulighed for at tilgå mappen fra "ProjektWeb".

 

Del projektspecifikke filer i ProjektWeb fra en eksisterende mappe

Hvis du allerede har oprettet mapper og uploadet filer til disse, kan du gøre følgende for at dele dem med eksterne organisationer og underentreprenører.

Vælg "Projekt" ➜ Tryk på "Filer" ➜ Tryk på de "Tre prikker" til højre for den ønskede mappe ➜ Tryk på "Rediger" 

Ved at trykke på blyanten for den ønskede mappe, får du mulighed for at ændre mappeindstillingerne, præcis som ved oprettelsen af en ny mappe.

Efter redigeringen vil dine eksterne organisationer og underentreprenører have mulighed for at tilgå de delte filer i ProjektWeb.

 

Del globale filer i ProjektWeb

Vælg "Konto" ➜ Tryk på "Globale filer"

 

Herfra kan eksternes adgang til mapperne tilpasses på samme vis, som beskrevet tidligere i denne guide for de projektspecifikke fil-mapper.

 

Kontakt os

Har du nogle spørgsmål er du altid mere end velkommen til at ringe til vores support på +45 70 60 60 55 eller skrive en e-mail til support@inspectly.com